Warum muss mein Zwischenhändler zusätzliche Dokumente vorlegen?

Je nach Zwischenhändler werden sie möglicherweise über eine Anforderung zusätzlicher Dokumentationsanforderungen, einschließlich Eigentumsnachweisen, informiert.

Für einige Zwischenhändler benötigt Adyen ein visuelles Diagramm der Eigentums- und Kontrollstruktur der mit ihrem Unternehmen verbundenen juristischen Person(en), einschließlich der wirtschaftlich Berechtigten (UBOs).

Der Nachweis der Eigentums-/Kontrollrechte muss Folgendes enthalten:

• Die vollständige Eigentums- und Kontrollstruktur aller geprüften juristischen Personen und wirtschaftlich Berechtigten, einschließlich aller zwischengeschalteten Unternehmen.
• Der offizielle Name der juristischen Person, die Rechtsform und das registrierte Land/die Region für jede Entität im Diagramm.
• Die Eigentums- und Kontrollbeziehungen zwischen den Einheiten, einschließlich der Eigentumsanteile.
• Angabe, wie die Kriterien zur Identifizierung von wirtschaftlichen Eigentümern erfüllt sind, z. B. eine natürliche Person, die 25 % der gesamten Aktien eines Unternehmens besitzt.
• Eine Unterschrift, die den Inhalt des Organigramms, den Namen und die Berufsbezeichnung der unterzeichnenden Person sowie das Datum der Unterschrift (nicht älter als 6 Monate ab dem aktuellen Datum) bestätigt.

Wenn die Person, die das Organigramm unterzeichnet, eine der folgenden ist, müssen Sie keine zusätzlichen Dokumente einreichen:

• Eine interne Person, die eine qualifizierte Fachkraft wie ein Rechtsanwalt, Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer ist und deren Qualifikation über die offizielle Website der jeweiligen Berufsorganisation verifiziert werden kann. Die Berufsorganisation muss sich im registrierten Land oder in der registrierten Region der Organisation befinden oder im selben Land oder derselben Region wie eine andere Einheit im Eigentums- und Kontrollschema.
• Eine externe Person oder eine Berufsorganisation, die von einer Beratungsfirma, einem Notar, einem Rechtsanwalt, einem Wirtschaftsprüfer oder einem anderen vergleichbaren offiziellen Rechtsdienstleister aus dem Land/der Region registriert ist, in dem/der die zu prüfende juristische Person oder die zu prüfenden juristischen Personen ihren Sitz haben.

Externe amtliche Dokumente
Wenn die interne Person, die das Eigentums- und Kontrollschema unterzeichnet, die oben genannten Kriterien nicht erfüllt, müssen Sie amtliche Dokumente einreichen, die die übermittelten Eigentums- und Kontrollinformationen belegen. Beispiele für amtliche Dokumente umfassen:

• Wertpapierregister
• Aktionärsregister
• Register wirtschaftlich Berechtigter
• Statuten
• Jahresberichte
• Jahresrenditen
• Bescheinigung über den Unternehmensstatus
• Aktionärsvereinbarungen
• Abtretungsvereinbarungen
• Partnerschaftsvereinbarungen
• Aufzeichnungen über die Entscheidungen der Verwaltungsratssitzungen
• Registrierungsdokument
• Bescheinigung der Amtsinhaberschaft

Das offizielle Dokument muss:

• Die Informationen zu den mit der zu prüfenden juristischen Person verbundenen wirtschaftlichen Eigentümern (UBOs) enthalten, einschließlich aller an der Eigentümerstruktur beteiligten zwischengeschalteten Unternehmen
• Nicht älter als 6 Monate ab dem aktuellen Datum sein
• Ein externes Dokument sein

Hinweis: Wenn Ihre juristische Person in den Niederlanden ansässig ist, kann Adyen einen UBO-Auszug anfordern. Dieser kann von der KvK-Website heruntergeladen werden.

Von diesen Zwischenhändlern kann verlangt werden, dass sie Adyen jedes Jahr aktualisierte Unterlagen vorlegen (abhängig von der Häufigkeit ihrer regelmäßigen Überprüfung). Weitere Informationen zur Dokumentation zum Eigentumsnachweis finden Sie in der Adyen-Dokumentation.