¿Cómo puedo conciliar mi factura?

Antes de continuar con la conciliación, asegúrate de familiarizarte con la estructura de nuestra factura de proceso de pago. Para obtener más información sobre cómo leer el documento, consulta esta página de ayuda específica: ¿Cómo se lee mi factura?.

Qué informe usar

Nuestra herramienta principal para hacer coincidir los costes facturados con las transacciones particulares es el informe de contabilidad de pagos.  Contiene todos los cambios en el estado de las transacciones del ciclo de vida de los pagos, incluidas todas las facturaciones necesarias y algunos de los costes facturados.

Utilizar el informe de contabilidad de pagos es el método más sencillo para la conciliación de facturas, ya que puedes generar este conjunto de datos para todo el mes, tanto a nivel de cuenta de empresa como de cuenta de merchant. Mientras que algunos de nuestros otros informes (como el informe financiero mensual y el informe detallado de la liquidación) se pueden utilizar para la conciliación parcial de las facturas, no contienen los datos necesarios, la información detallada ni los límites correctos de zona horaria para obtener una comparación completa e integral con la factura. 

El informe de contabilidad de pagos puede ayudarte a conciliar por completo la sección “Ya deducido” de tu factura, así como otras tasas a nivel de transacción que se cobran a final de mes.

Informe de contabilidad de pagos regulares o interactivos

Hay dos versiones diferentes de nuestro informe de contabilidad de pagos que puedes utilizar para la conciliación de facturas. En función de tu necesidad de automatizar procesos, tenemos diferentes recomendaciones:

1. Informe de contabilidad de pagos: esta versión se puede programar para que se genere automáticamente cada día, por lo que resulta ideal para la ingestión automatizada de grandes volúmenes. Consulta: Cómo obtener informes automáticamente.
2. Informe de contabilidad de pagos interactivo: esta versión te permite generar manualmente un informe de contabilidad de pagos personalizado para un intervalo de fechas y zona horaria específicos (nuestra factura se emite en la zona horaria AMS) con eventos de pago previamente filtrados. Por eso, esta versión resulta ideal para conciliaciones manuales y puntuales.

Generar manualmente el informe de contabilidad de pagos interactivo puede llevar tiempo, sobre todo si lo generas para períodos prolongados. Sin embargo, el informe de contabilidad de pagos diario se puede programar automáticamente.

Nota: Dado que la versión interactiva del informe no se puede programar y generarlo para un periodo de tiempo muy largo puede llevar mucho tiempo, se recomienda limitar el intervalo de fechas al generarlo manualmente.

Columnas esenciales del informe de contabilidad de pagos

* La columna no está habilitada por omisión. Consulta cómo añadirla a tu informe aquí: Configurar columnas del informe.

Generar el IPAR para la conciliación de facturas

1. Inicia sesión en tu Customer Area.
2. Ve a Informes > Informe de contabilidad de pagos interactivo.
3. Selecciona Gestionar informe y asegúrate de establecer los siguientes parámetros: 
   • Intervalo de fechas: establece la fecha de inicio en el primer día del mes facturado a las 00:00:00 y la fecha de finalización en el primer día del siguiente mes a las 00:00:00. Esto es crucial porque garantiza que se incluyan todas las transacciones del último día. Para una factura de enero, el rango sería 1 de enero 00:00:00 - 1 de febrero 00:00:00.
   • Zona horaria: hora central europea - La factura se genera en la hora central europea independientemente de dónde se base tu cuenta
   • Eventos: todos (recomendado para una conciliación completa). Esto garantiza que captures todos los tipos de tasas a nivel de transacción que aparecen en la factura.
4. Haz clic en Generar informe

Estos son algunos ejemplos de configuración para una factura de enero de 2025: 

Conciliar tasas

Una vez generada y verificada con éxito la configuración de tu informe de contabilidad de pagos, podemos pasar a la tarea principal. Esta sección proporciona la lógica esencial para utilizar los datos del informe de contabilidad de pagos para lograr una conciliación precisa con tu factura, comenzando con una descripción general clara de dónde se sitúan las tasas dentro del ciclo de vida del pago. 

El siguiente gráfico del ciclo de vida del pago proporciona información sobre en qué momento del ciclo de vida se cobran ciertas tasas. Esto puede ayudarte a entender qué eventos de pago usar como filtros para conciliar tu factura.

Necesitarás usar la columna Tipo de registro en el IPAR, que incluye los estados de pago mencionados anteriormente, para obtener el desglose a nivel de transacción para cada uno de los tipos de tasa.

Comisiones de tramitación 

Cantidad ya deducida: Las tasas de proceso se calculan en función del número de transacciones iniciadas durante el mes. Filtra la columna Tipo de registro por los eventos “Recibidos” y “SentForRefund” (y “ReceivedIncrementalAuth”, si procesas ajustes de autorización). La suma de los valores de la columna Tasa de proceso (FC) debe coincidir con la cantidad “Ya deducida” para el proceso de tu factura. 

Nota: Las transacciones inicialmente marcadas como “Recibidas” pero que posteriormente fueron “Rechazadas” por nuestro motor de riesgo o “SettledExternally” también están sujetas a una tasa de proceso. Sin embargo, la tasa por estas transacciones concretas solo se calcula y contabiliza cuando se genera la factura a final de mes.

Por lo tanto, el informe de contabilidad de pagos no muestra ningún valor en la columna Tasa de proceso (FC) para estas transacciones (la celda está en blanco para esas filas). Si bien el recuento total de las transacciones iniciadas sigue siendo el mismo, esto significa que la suma calculada a partir del informe de contabilidad de pagos coincidirá con la cantidad “Ya deducida” que aparece en tu factura, pero no necesariamente con el cálculo final.

Cálculo final: simplemente multiplica el recuento de transacciones por el tipo aplicable.

Tasas por método de pago 

Tasas del esquema de autorización

Las tasas del esquema de autorización son tasas del esquema sobre transacciones no liquidadas que Adyen repercute como parte de nuestro modelo de precios Interchange++. Estas tasas solo se contabilizan a final de mes y se refieren a los siguientes eventos: 

• Tasa del esquema de autorización Authorised: se refiere a transacciones con autorizaciones 0 (tipo de registro: “Authorised”)
• Tasa del esquema de autorización Cancelada: se refiere a transacciones canceladas (tipo de registro: “Cancelada”)
• Tasa del esquema de autorización Rechazada: se refiere a transacciones rechazadas, es decir, transacciones que no se volvieron a intentar o el segundo rechazo en una transacción que se volvió a intentar (tipo de registro: “Rechazada”)
• Tasa del esquema de autorización Reintentos rechazados: se refiere al primer rechazo en una transacción de reintento (tipo de registro: “Reintentado”)

Para conciliar estas tasas, filtra la columna Tipo de registro por los eventos de pago mencionados anteriormente y suma los valores de la columna Tasas del esquema (SC).

Ten en cuenta que la factura solo informa sobre el recuento de transacciones que han incurrido en la tasa, y no sobre todas las transacciones “Autorizadas” o “Canceladas”.

Tasas por transacciones liquidadas

Para conciliar estas comisiones, céntrate en cuatro columnas de tasas específicas: Comisión (SC), Margen (SC), Intercambio (SC) y Tasas del esquema (SC).

En general, las partidas de la factura se asignan a las columnas del informe de contabilidad de pagos de la siguiente manera: 

Cantidad ya deducida: filtra la columna Tipo de registro por los eventos “Liquidados” y suma los valores de las cuatro columnas de tasas mencionadas anteriormente. 

En función de tu acuerdo de precios, puede que también necesites utilizar la columna Métodos de pago para obtener un desglose de costes para métodos de pago específicos. Por ejemplo, para conciliar las tasas de los métodos de pago de Amex (línea de factura “Combinación de comisiones (amex)”), tienes que filtrar por Tipo de registro = “Liquidado”, Método de pago = Amex y sumar los valores de la columna Comisión (SC). 

Si necesitas ver en qué lotes de pago se liquidaron estas transacciones, puedes consultar la columna Lote de pago del informe de contabilidad de pagos. Lo mismo se aplica a las tasas de devolución y devolución de cargo.

Cálculo final: para cualquier transacción donde la tasa es un tipo fijo sobre la cantidad de la transacción, el cálculo final de esta tasa en la factura se basa en la facturación mensual total. Por lo tanto, tendrás que resumir los valores de la columna Capturado (PC) y calcular el importe final de la tasa como un porcentaje de esa cantidad. 

Ten en cuenta que esto solo es relevante para las tasas de combinación de comisiones o de margen de comisión (como las tasas del esquema y las tasas de intercambio), se repercuten desde los esquemas y bancos emisores correspondientes y sus tipos pueden variar.

Tasas de devolución y devolución de cargo

Las tasas de devolución y devolución de cargo se cobran bajo los eventos “Devuelto” y “Devolución de cargo” (incluyendo “SecondChargeback” y “ChargebackReversed”, si es relevante), por lo que solo tienes que filtrar la columna Tipo de registro por estos eventos. En general, la lógica de conciliación es la misma que para las tasas de los métodos de pago descritas anteriormente (es decir, utilizando las columnas Comisión (SC), Margen (SC), Intercambio (SC) y Tasas del esquema (SC)).

Servicio de protección de ingresos

Adyen cobra una tasa de servicio por cada transacción “Recibida” que haya sido filtrada por RevenueProtect, la solución de gestión de riesgos de Adyen. Esta tasa se aplica a cualquier transacción filtrada por el perfil de prima de riesgo, independientemente de su estado posterior (es decir, Autorizada, Rechazada o Cancelada).

Para identificar estas transacciones en el IPAR, asegúrate de haber añadido la columna Prima de riesgo a tu informe (consulta la documentación sobre Configurar columnas del informe si es necesario). Todos los eventos de “Recibido” con Prima de riesgo = VERDADERO son los que activaron la tasa de servicio.

Servicio de gestión  

Se cobran tasas de servicio de gestión por todas las transacciones en las que Adyen no adquiere fondos para el merchant, sino que actúa únicamente como una pasarela de pago. Para conciliar esta tasa, filtra la columna Tipo de registro del IPAR por el evento “SettledExternally”. 

Servicio de Gestión y Conciliación 

Estas tasas de nivel R se cobran cuando tienes una relación directa con un método de pago. El precio se acuerda entre tú y ese método de pago. Adyen cobra una tasa de servicio por consolidar estas transacciones en los informes, Customer Area, riesgos/disputas y liquidaciones de Adyen.

Este cargo se calcula como una tasa fija sobre la cantidad neta de facturación, que puedes obtener filtrando la columna Método de pago por el método de pago correspondiente y sumando los valores de la columna Cantidad principal.

Nota: Las tasas asociadas a estas transacciones que encontrarás en los informes de Adyen son tasas que nos ha repercutido el método de pago. Estas no son tasas de Adyen y corresponde al método de pago pertinente enviarte su propia factura. Por lo tanto, estas tasas no forman parte de nuestra factura y debes excluirlas de la conciliación.

Cuotas del régimen no transaccional

Las tasas no transaccionales del esquema son tarifas relacionadas con el procesamiento de pagos que no se “liquidan en neto”, lo que significa que no se restan de la liquidación de los respectivos pagos a los que se aplican y, por lo tanto, se calculan sobre un conjunto agregado de transacciones. Por esta razón, no se pueden reconciliar usando el IPAR. El único informe con más detalles sobre estos cargos es el informe de tasas no transaccionales del esquema.

Puedes leer más sobre estas tasas y cómo se cobran aquí: ¿Qué son las tasas no transaccionales del esquema?

Impuestos

No deducimos impuestos durante el mes; solo se aplican a través de nuestra factura. Para obtener más información, visita la página de ayuda específica: ¿Qué tipo de impuesto se aplica a mi factura?