Pourquoi votre sous-marchand doit-il fournir des documents supplémentaires ?

Selon le sous-marchand, celui-ci peut être notifié d'une demande de documents supplémentaires, comme une preuve de propriété.

Pour certains sous-marchands, Adyen exige un schéma visuel de la structure de propriété et de contrôle de l'entité ou des entités juridiques associées à leur entreprise, y compris les bénéficiaires effectifs (UBO).

La preuve de propriété/le tableau de contrôle doit inclure :

• La structure complète de propriété et de contrôle de toutes les entités juridiques et UBO en cours d'examen, y compris toutes les sociétés intermédiaires.
• Le nom officiel de l'entité légale, la structure légale et le pays/la région d'enregistrement de chaque entité sur le tableau.
• La relation de propriété et de contrôle entre les entités, avec les pourcentages de participation.
• Indication de la manière dont les critères d’identification des bénéficiaires effectifs réels sont remplis, par exemple une personne physique détenant 25 % du total des parts d’une société.
• Une signature confirmant le contenu de l'organigramme, le nom et l'intitulé de poste du signataire, ainsi que la date de la signature (datée de moins de six mois par rapport à la date actuelle).

Si la personne qui signe l'organigramme est l'une des personnes suivantes, vous n'avez pas besoin d'envoyer de documents supplémentaires :

• Une personne interne qui est un professionnel qualifié, tel qu’un avocat, un comptable ou un auditeur, et dont les qualifications peuvent être vérifiées sur le site Web officiel de son organisme professionnel. L’organisme professionnel doit être situé dans le pays/la région où l’organisation est immatriculée ou dans le même pays/la même région qu’une autre entité figurant dans l’organigramme de propriété et de contrôle.
• Une personne externe ou un organisme professionnel, certifié par un cabinet de conseil, un notaire, un avocat, un auditeur ou un autre prestataire de services juridiques officiel comparable du pays/de la région d'immatriculation de l'entité juridique ou des entités examinées.

Documents officiels externes
Si la personne interne qui signe le tableau de propriété et de contrôle ne répond pas aux critères ci-dessus, vous devez envoyer des documents officiels qui confirment les informations de propriété et de contrôle soumises. Exemples de documents officiels :

• Registre des valeurs mobilières
• Registre des actionnaires
• Registre des bénéficiaires effectifs
• Statuts
• Rapports annuels
• Rendements annuels
• Certificat du statut de l'entreprise
• Accords d'actionnaires
• Accords de cession
• Accords de partenariat
• Comptes rendus des décisions prises lors des réunions du conseil d'administration
• Document d’immatriculation
• Certificate of incumbency (attestation de fonction)

Le document officiel doit :

• Indique les informations sur les UBO associés à l'entité juridique en cours d'examen, notamment toutes les entités intermédiaires impliquées dans la structure de propriété
• Ne doit pas être plus vieux que 6 mois à partir de la date actuelle
• Doit être un document externe

Remarque : si votre entité juridique est située aux Pays-Bas, Adyen peut demander un extrait UBO. Celui-ci peut être téléchargé sur le site internet de la KvK.

Ces sous-marchands peuvent être tenus de fournir à Adyen une documentation mise à jour chaque année (en fonction de la fréquence de leur révision périodique). Vous pouvez lire plus d'informations sur la documentation de preuve de propriété dans Adyen Docs.