Comment puis-je rapprocher ma facture ?

Avant de procéder au rapprochement, assurez-vous de bien comprendre la structure de notre facture de traitement des paiements. Pour plus d’informations sur la manière de lire ce document, veuillez consulter la page d’aide dédiée : Comment lire ma facture ?

Quel rapport utiliser

Notre principal outil pour faire correspondre les coûts facturés à vos transactions individuelles est le rapport sur la comptabilité des transactions. Il contient tous les changements de statut des transactions du cycle de vie des transactions, y compris tous les chiffres d’affaires requis et certains des coûts facturés.

L’utilisation du rapport sur la comptabilité des transactions est l’approche la plus simple pour le rapprochement des factures, car vous pouvez générer cet ensemble de données pour toute la période mensuelle, tant au niveau de votre entreprise que de votre compte marchand. Certains de nos autres rapports (par exemple, le rapport financier mensuel et le rapport détaillé des reversements) peuvent être utilisés pour le rapprochement partiel des factures, ils ne contiennent pas les données nécessaires, la granularité ni les délais corrects pour une correspondance complète et de bout en bout avec la facture. 

Le rapport sur la comptabilité des transactions peut vous aider à rapprocher entièrement la section « Déjà déduit » de votre facture, ainsi que les autres frais liés aux transactions facturés à la fin du mois.

Rapport de comptabilité des paiements régulier ou interactif

Il existe deux versions différentes de notre rapport sur la comptabilité des transactions que vous pouvez utiliser pour le rapprochement de vos factures. En fonction de vos besoins en matière d’automatisation des processus, nous vous proposons différentes recommandations :

1. Rapport sur la comptabilité des transactions : cette version peut être programmée pour être générée automatiquement quotidiennement, ce qui la rend idéale pour l’ingestion automatisée de volumes importants. Consulter : Comment obtenir des rapports automatiquement
2. Rapport sur la comptabilité des transactions interactif : cette version vous permet de générer manuellement un rapport sur la comptabilité des transactions personnalisé pour une plage de dates et un fuseau horaire spécifiques (nos factures sont émises dans le fuseau horaire AMS) avec des événements de paiement préfiltrés. Cette version est donc idéale pour les rapprochements manuels ponctuels.

La génération manuelle du rapport sur la comptabilité des transactions interactif peut prendre du temps, en particulier si vous le générez pour des périodes prolongées. Le rapport sur la comptabilité des transactions quotidien peut quant à lui être programmé automatiquement.

Remarque : étant donné que la version interactive du rapport ne peut pas être planifiée et que sa génération pour une période très longue peut prendre beaucoup de temps, il est recommandé de limiter la plage de dates lors de sa génération manuelle.

Colonnes essentielles du rapport sur la comptabilité des transactions

*Colonne non activée par défaut. Découvrez comment l’ajouter à votre rapport ici : Configurer les colonnes du rapport

Générer l’IPAR pour le rapprochement des factures

1. Connectez-vous à votre portail Customer Area.
2. Accédez à Rapports > Rapport sur la comptabilité des transactions.
3. Sélectionnez Gérer le rapport et veillez à définir les paramètres suivants :
   • Période : définissez la date de début au 1er jour du mois facturé à 00:00:00 et la date de fin au 1er jour du mois suivant à 00:00:00. Ceci est essentiel car cela garantit que toutes les transactions du dernier jour sont incluses. Pour une facture de janvier, la plage serait du 1er janvier à 00:00:00 au 1er février à 00:00:00.
   • Fuseau horaire : heure d’Europe centrale - la facture est générée en heure d’Europe centrale, quel que soit le lieu où votre compte est basé.
   • Événements : Tous (recommandé pour un rapprochement complet). Cela vous permet de saisir tous les types de frais au niveau des transactions qui apparaissent sur la facture.
4. Cliquez sur Générer le rapport

Voici des exemples de paramètres pour une facture de janvier 2025 : 

Rapprocher les frais

Après avoir généré et vérifié avec succès la configuration de votre rapport sur la comptabilité des transactions, nous pouvons maintenant passer à la tâche principale. Cette section fournit la logique essentielle pour utiliser les données du rapport sur la comptabilité des transactions afin d’obtenir un rapprochement précis avec votre facture, en commençant par un aperçu clair de la place des frais dans le cycle de vie des transactions.

Le graphique ci-dessous illustre le cycle de vie des transactions et indique à quel moment certaines commissions sont facturées. Cela peut vous aider à comprendre quels événements de transaction utiliser comme filtres pour rapprocher votre facture.

Vous devrez utiliser la colonne Type d’enregistrement dans l’IPAR, qui comprend les statuts de paiement susmentionnés, pour obtenir la ventilation au niveau de la transaction pour chacun des types de frais.

Frais de traitement 

Montant déjà déduit : les frais de traitement sont calculés en fonction du nombre de transactions initiées au cours du mois. Filtrez la colonne Type d’enregistrement par les événements « Reçu » et « Envoyé pour remboursement » (et « Authentification incrémentielle reçue », si vous traitez des ajustements d’autorisation). La somme des valeurs dans la colonne Frais de traitement (FC) doit correspondre au montant « Déjà déduit » pour le traitement sur votre facture.

Remarque : les transactions initialement marquées comme « Reçues », mais qui sont ensuite « Refusées » par notre moteur de risque ou « Réglées en externe » sont également soumises à des frais de traitement. Cependant, les frais pour ces transactions spécifiques ne sont calculés et comptabilisés que lorsque la facture est générée à la fin du mois.

Par conséquent, le rapport sur la comptabilité des transactions n’affiche pas de valeur dans la colonne Frais de traitement (FC) pour ces transactions (la cellule est vide pour ces lignes). Bien que le nombre total de transactions initiées reste le même, cela signifie que la somme calculée à partir du rapport sur la comptabilité des transactions correspondra au montant « Déjà déduit » indiqué sur votre facture, mais pas nécessairement au calcul final.

Calcul final : il suffit de multiplier le nombre de transactions par le taux applicable.

Frais de moyens de paiement

Frais de système d’autorisation

Les frais de système d’autorisation sont des frais liés aux transactions non réglées qu’Adyen répercute dans le cadre de notre modèle de tarification interchange++. Ces frais ne sont comptabilisés qu’à la fin du mois et concernent les événements suivants : 

• Frais de système d’autorisation Autorisée - fait référence aux transactions 0-auth (Type d’enregistrement : « Autorisée »)
• Frais de système d’autorisation Annulée - fait référence aux transactions annulées (Type d’enregistrement : « Annulée »)
• Frais de système d’autorisation Refusée - fait référence aux transactions refusées, c’est-à-dire aux transactions qui n’ont pas été réessayées ou au deuxième refus dans le cadre d’une transaction réessayée (Type d’enregistrement : « Refusée »).
• Frais de système d’autorisation Tentatives refusées - fait référence au premier refus dans une nouvelle tentative de transaction (Type d’enregistrement : Nouvelle tentative)

Pour rapprocher ces frais, filtrez la colonne Type d’enregistrement en fonction des événements de transaction ci-dessus et additionnez les valeurs de la colonne Frais de système (SC) .

Veuillez noter que la facture ne rend compte que du nombre de transactions ayant donné lieu à des frais, et non de toutes les transactions « autorisées » ou « annulées ».

Frais pour les transactions réglées

Pour rapprocher ces frais, concentrez-vous sur quatre colonnes spécifiques : Commission (SC), Majoration (SC), Interchange (SC) et Frais de système (SC).

En général, les lignes de facture sont associées aux colonnes du rapport sur la comptabilité des transactions comme suit :

Montant déjà déduit : Filtrez la colonne Type d’enregistrement en fonction des événements « Réglés » et additionnez les valeurs des quatre colonnes de frais mentionnées ci-dessus.

En fonction de votre accord tarifaire, vous devrez peut-être également utiliser la colonne Moyens de paiement pour obtenir une ventilation des coûts pour des moyens de paiement spécifiques. Par exemple, pour rapprocher les frais liés au moyen de paiement Amex (ligne de facture « Commission mixte (amex) »), vous devez filtrer par Type d’enregistrement = « Réglé », Moyen de paiement = Amex, puis additionner les valeurs de la colonne Commission (SC).

Si vous souhaitez connaître les lots payables dans lesquels ces transactions ont été réglées, vous pouvez vous reporter à la colonne Lot payable du rapport sur la comptabilité des transactions. Il en va de même pour les frais de remboursement et de chargeback.

Calcul final : pour toutes les transactions dont les frais correspondent à un taux fixe sur le montant de la transaction, le calcul final de ces frais sur la facture est basé sur le chiffre d’affaires mensuel total. Vous devrez donc additionner les valeurs de la colonne Capturé (PC) et calculer le montant final des frais en pourcentage de ce total.

Veuillez noter que cela ne concerne que les frais de commission mixte ou de majoration de commission, car les frais de système et les frais d’interchange sont répercutés par les systèmes et les banques émettrices concernés, et leurs taux peuvent varier.

Frais de remboursement et de chargeback

Les frais de remboursement et de chargeback sont facturés sous les événements « Remboursée » et « Chargeback » (y compris « Deuxième chargeback » et « Chargeback annulé », le cas échéant). Il suffit donc de filtrer la colonne Type d’enregistrement en fonction de ces événements. En général, la logique de rapprochement est la même que pour les frais liés au mode de paiement décrits ci-dessus (c’est-à-dire en utilisant les colonnes Commission (SC), Majoration (SC), Interchange (SC) et Frais de système (SC)). .

Service de protection des revenus

Adyen facture des frais de service pour chaque transaction « reçue » filtrée par RevenueProtect, la solution de gestion des risques d’Adyen. Ces frais s’appliquent à toute transaction filtrée par le profil de risque premium, quel que soit son statut ultérieur (c’est-à-dire autorisée / refusée / annulée).

Pour identifier ces transactions dans l’IPAR, assurez-vous d’avoir ajouté la colonne Risque premium à votre rapport (reportez-vous à la documentation sur la configuration des colonnes du rapport si nécessaire). Tous les événements « Reçus » avec Risque premium = VRAI sont ceux qui ont déclenché les frais de service.

Service de gestion  

Des frais de gestion sont facturés pour toutes les transactions dans lesquelles Adyen n’acquiert aucun fonds pour le commerçant, mais agit uniquement en tant que passerelle de paiement. Pour rapprocher ces frais, filtrez la colonne Type d’enregistrement dans l’IPAR par l’événement « Réglées en externe ».

Service de gestion et de rapprochement

Ces frais de niveau R sont facturés lorsque vous avez une relation directe avec un moyen de paiement. Le prix est convenu entre vous et ce moyen de paiement. Adyen facture des frais de service pour regrouper ces transactions dans les rapports, l’espace client, les risques/litiges et les règlements d’Adyen.

Ces frais sont calculés sous forme de frais fixes sur le montant net du chiffre d’affaires, que vous pouvez obtenir en filtrant la colonne Moyen de paiement par le moyen de paiement concerné et en additionnant les valeurs de la colonne Montant principal .

Remarque : les commissions associées à ces transactions que vous trouverez dans les rapports Adyen sont des frais que le moyen de paiement nous a facturés. Il ne s’agit pas de frais Adyen et il appartient au moyen de paiement concerné de vous envoyer sa propre facture. Par conséquent, ces frais ne font pas partie de notre facture et vous devez les exclure du rapprochement.

Frais de système non transactionnels

Les frais de système non transactionnels sont des frais liés au traitement des paiements qui ne sont pas un « règlement net », ce qui signifie qu’ils ne sont pas déduits du règlement des paiements auxquels ils s’appliquent, et sont donc calculés sur un ensemble agrégé de transactions. Ils sont inclus sur votre facture mensuelle avec un retard de facturation. Pour cette raison, ils ne peuvent pas être rapprochés à l’aide de l’IPAR. Le seul rapport contenant plus de détails sur ces frais est le rapport sur les frais de système non transactionnels.

Pour en savoir plus sur ces frais et leur mode de facturation, consultez la page suivante : Que sont les frais de système non transactionnels ?

Impôts

Nous ne déduisons pas les taxes au cours du mois, elles sont uniquement appliquées via notre facture. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page d’aide dédiée : Quel type de taxe est appliqué à ma facture ?