Comment puis-je rapprocher ma facture ?

Guide de rapprochement de factures

Pour rapprocher vos frais de transactions, utilisez le (Interactive) Payment Accounting Report (IPAR).

Remarque : le Payment Accounting Report est le rapport indiqué pour le rapprochement des factures, car il peut être généré par jour alors que les rapports SDR sont basés sur les lots. Cela veut dire que si vous avez un lot qui couvre de la fin du mois au début du mois suivant en raison d'un week-end, il y aura un écart.

Le rapport sur la comptabilité des transactions (Payment Accounting) peut être programmé pour générer automatiquement, sur une base quotidienne, un fichier pour une journée de transactions. Le rapport sur la comptabilité interactive des transactions (Interactive Payment Accounting) vous permet de générer manuellement un fichier qui comprend les transactions d’une plage de dates, mais il est recommandé de limiter cette fenêtre pour éviter que la génération du rapport ne prenne beaucoup de temps. La génération automatique de ce rapport ne peut pas être planifiée.

Télécharger l'IPAR pour le rapprochement des factures

1. Connectez-vous à votre portail Customer Area.
2. Accédez à Reports > Interactive payment reports.
3. Sélectionnez Générer le rapport (Generate Report), choisissez la plage de dates qui correspond à la facture.
   Conseil : sélectionnez les dates à partir du premier du mois (minuit) jusqu'au premier du mois suivant (minuit) (GMT+1) lorsque vous téléchargez l'IPAR. Ainsi, les transactions de la dernière minute du mois (23 h 59) seront incluses. Le paramètre de fuseau horaire GMT+1 (CET) correspond à la période de facturation. 
   
4. Sélectionnez tous les événements, et au moins les événements suivants : Reçu (Received), Autorisé (Authorized), SentForSettle, Réglée (Settled), SentForRefund, Refusée (Refused).
5. Sélectionner Generate report.

Conseil : sélectionnez les dates du premier du mois jusqu’au premier du mois suivant (heure standard d'Europe centrale) lorsque vous téléchargez l’IPAR.

Rapprocher des frais dans

Lors du rapprochement de certains frais :

• Frais de services de traitement : sélectionnez les statuts Received et SentforRefund. 
• Frais de moyens de paiement : sélectionnez les statuts Settled et SentforRefund, Refunded et Chargeback (y compris Chargeback et ChargebackReversed le cas échéant). 
• Frais de protection des revenus : sélectionnez les statuts Reçu. 

Le graphique du cycle de vie des transactions ci-dessous donne un aperçu du moment où des frais sont facturés. Cela peut vous aider à sélectionner les filtres appropriés pour rapprocher votre facture. 

Remarque : les frais de traitement sont également facturés pour les transactions reçues (Received) qui ont été rejetées (Refused). Toutefois, cela se fait à la fin du mois lorsque la facture est générée. Cela signifie que l'IPAR n'indiquera pas les frais de traitement de ces transactions Refused (champ vide dans le rapport). 

Une fois le rapport téléchargé, suivez notre guide étape par étape pour découvrir comment rapprocher vos factures avec Adyen.

Remarque : il est possible que des captures du mois précédent demeurent ouvertes. Celles-ci n'apparaîtront pas dans l'IPAR. Pour résoudre ce problème, vous pouvez consulter l'onglet Open balances du Monthly finance report afin de voir si vous pouvez faire correspondre à ces captures les transactions SentForSettle du rapport Interactive payment accounting. Recherchez toutes les transactions qui ont un journal SentForSettle, mais pas de journal Settled. Le rapport Interactive Payment Accounting (IPAR) vous aidera à rapprocher avec précision la section Already deducted (Déjà déduite) de votre facture. 

Différences entre le montant déjà déduit et le montant calculé

Le montant déjà déduit est le montant que nous avons déduit avec succès de vos règlements au cours du mois. Le montant calculé est le total des frais enregistrés sur votre compte au cours d'un mois donné. Il peut y avoir des différences entre ce qui a déjà été déduit et le calcul final. Cela peut être dû aux frais suivants. 

Frais de traitement 

La différence peut être due à l'une des raisons suivantes :

• Frais non déclenchés au cours du mois : les frais de traitement sont généralement déclenchés sur Received et SentForRefund, néanmoins lorsque la variante du mode de paiement n'est pas entièrement reconnue ou que la transaction subit une interruption mineure, les frais ne sont pas déclenchés, donc pas déduits. Néanmoins, le journal est reconnu. C'est la raison pour laquelle vous pouvez voir le même nombre de transactions, mais des frais différents. Lorsque le travail de facturation est terminé, tous les journaux sont marqués avec leur prix.
• Arrondissement : pendant le mois, les frais sont arrondis à 2 décimales, donc si vos frais sont un taux pondéré de 0,064, le rapport affichera 0,06. Cela entraîne de petites divergences, mais néanmoins lorsque nous exécutons nos tâches de facturation, les journaux sont correctement facturés avec le taux convenu.
• Nivellement : pour simplifier la facturation, le niveau le plus élevé est déduit au cours du mois. Lorsque vous atteignez un niveau supérieur, cela est également appliqué pendant notre tâche de facturation, où nous séparons les niveaux et où la tarification est appliquée en conséquence. 

Frais de moyens de paiement

Les frais d'autorisation du système sont des frais de réseau de cartes sur les transactions non réglées que Adyen répercute dans le cadre de notre modèle Interchange++.
Les journaux tels que Annulé (Canceled), Refusé (Refused), Retenté (Retried) génèrent également des frais, néanmoins nous ne sommes pas en mesure de les déduire au cours du mois car nous ne disposons pas des coûts exacts ; ils ne sont ajoutés à votre facture qu'une fois que les réseaux nous les transmettent.
Le nivellement et l’arrondi peuvent également jouer un rôle ici. 

Frais de gestion et services de tokenisation du réseau

Le niveau C est défini comme un niveau de service de capture uniquement, ce qui signifie essentiellement qu'Adyen n'acquiert pas de fonds pour le marchand, mais agit uniquement comme une passerelle de paiement. Ainsi, Adyen ne participe pas au flux d'argent.
La tokenisation désigne un processus qui consiste à remplacer des données sensibles par des données non sensibles. Dans le secteur des paiements, il est utilisé pour protéger le PAN (numéro de compte de paiement – les 16 à 18 chiffres sur le recto de sa carte) d'un titulaire de carte ainsi que l'IBAN, en remplaçant ces valeurs par une chaîne unique de chiffres.
Nous ne déduisons pas ces frais, qui sont uniquement ajoutés à votre facture.

Impôts

Nous ne déduisons pas d'impôts au cours du mois. Ils sont calculés en fonction du montant total des frais générés tout au long du mois. 

Frais de système non transactionnels

La majorité des frais de système sont évalués par Adyen pour chaque transaction, mais certains ne peuvent pas être évalués avec précision au moment du traitement d'une transaction. De manière exceptionnelle, ces frais de système sont donc calculés a posteriori sur les volumes de transactions précédemment réalisés. Le cas échéant, ils sont facturés le mois suivant par Adyen.

Ces frais peuvent être conciliés à l'aide du rapport sur les frais de système non transactionnels disponible dans Customer Area.

Vous trouverez de plus amples informations sur les frais de système non transactionnels dans cet article.

Montant dû

Le montant dû est la différence entre ce qui a été déduit au cours du mois et le calcul final. Vous trouverez plus d'informations sur le paiement du montant dû dans cet article.